Il y a quelques semaines, je partageais la recette de l’organisation que l’on m’avait généreusement transmise dans La règle des 4. Depuis, de l’eau a coulé sous les ponts, de l’air est passé par Vierzon, de la terre a été déplacée par camions, du feu s’est propagé avec passion. Et voilà que six nouvelles lois ont fait leur apparition, se sont immiscées dans l’équation, ruinant presque nos belles intentions… Mais, comme nous le disions au 17e siècle, un bon averti en vaut deux !

Alors, fringantes mesdames et pimpants messieurs, sachez, avant de vous lancer une nouvelle mission , que :

– il est mieux de « prioriser les tâches les plus difficiles en début de journée pour optimiser son énergie » (c’est la Loi de Laborit). Corollaire immédiat : cela met tout de suite les oiseaux de nuit sur la touche à moins de pouvoir redéfinir la notion de « début de journée »…

– « une tâche effectuée en continu prend moins de temps qu’une tâche réalisée en plusieurs fois » (c’est la Loi de Carlson). Corollaire immédiat : éviter de réagir instantanément à toutes les notifications, limiter la procrastination, fermer sa porte, ne pas lancer de lessive…

– « toute tâche prend plus de temps qu’on ne l’avait prévu » (c’est la loi de Murphy, qui, pour moi, était plutôt celle dite, grossièrement, de « l’emmerdement maximum », c’est-à-dire que si quelque chose commence à mal tourner, alors cela va continuer dans ce sens). Celle-ci se présente à la fois comme une conséquence logique de la Loi de Carlson non respectée mais aussi comme une preuve manifeste de notre optimisme ou, selon que vous voyez le verre à moitié vide ou moitié plein, de notre incapacité à définir correctement les différentes étapes composant la tâche en question…

– « plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prend du temps » (c’est la loi de Parkinson, que je vais essayer de ne pas oublier). Là aussi, cela semble assez logique puisque si nous avons le temps, nous nous autorisons à nouveau à ne pas respecter cette incontournable Loi de Carlson… Sachant par ailleurs que, selon la loi de Murphy, toute tâche prend plus de temps qu’on ne l’avait prévu, avoir du temps pour réaliser une tâche n’est vraiment pas un cadeau que l’on nous fait…

– « passé un certain temps sur une tâche, notre efficacité diminue et devient même négative » (c’est la loi d’Illitch). Ce qui fait passer encore plus de temps sur ladite tâche car il faut malgré tout aller au bout, alors même déjà que toute tâche prend plus de temps qu’on ne l’avait prévu… On ne tournerait pas un peu en rond là ?

et enfin, la dernière :

– « 80% des résultats sont produits par 20% du travail effectué » (et c’est la loi de Pareto) : compte tenu de tout le temps imprévu finalement perdu lorsque l’on s’attèle à une tâche, cela n’est pas vraiment étonnant… Malheureusement, il y a de fortes chances que ces 20% soient complètement dilués dans tout le reste et, de fait, pas du tout consécutifs, ce qui aurait permis de s’arrêter là et de gagner en efficacité mais bon, l’histoire de l’humanité en a décidé autrement. Cette dernière règle me fait d’ailleurs penser au « Vase de Confucius » dont j’ai entendu parler pour la première et unique fois au Vietnam il y a 3 ans. Le principe : un trou dans le récipient fait qu’il se vide dès qu’on essaye de le remplir à plus de 80% car nous n’avons pas réellement besoin de ces 20 derniers % pour être comblés et heureux… Voilà qui est sain !

Moralité, il faut vraiment être motivé voire un brin inconscient pour s’atteler à une tâche sachant tout cela. Deux options s’offrent à nous : vivre dans l’ignorance ou aller tout de suite à la plage !

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Le lundi, c’est un peu comme le 1er janvier, on peut décider de prendre de bonnes résolutions pour les semaines à venir, idéalement les mois voire les années. Ainsi, si comme moi, face aux piles de papier noircies entassées en pagaille sur votre bureau, aux idées de projets griffonnées sur des carnets ou notées dans des mémos électroniques, et à celles qui vous traversent l’esprit au moment même où vous écrivez, auxquelles s’ajoutent des todolist en tous genres, vous ne savez pas vraiment par quel bout commencer, de telle sorte que souvent, pour éluder la problématique sous-jacente – votre incapacité à faire des choix – vous vous lancez dans quelque chose d’autre, d’imprévu, ou plutôt de non prévu, alors, ce duo est fait pour vous. (On m’a récemment dit que mes phrases étaient complexes, un peu alambiquées et parfois longues, j’ai failli m’en offusquer avant de réaliser que c’était sûrement un peu vrai, même vrai, ce qu’illustre parfaitement la phrase précédente ! )

Un matin brumeux, alors que, quasi désespérée, je m’apprêtais à nouveau à faire quelque chose d’imprévu pour éviter d’avancer sur quelque chose de prévu, une voix m’a lancé :

– Un grand maître m’a un jour donné la recette de l’organisation optimale. Aujourd’hui, je te la transmets (car vraiment tu fais n’importe quoi !). Es-tu prête ?

– Oui, bien sûr !, vous pensez, la recette de l’organisation, comment passer à côté ?

– Très bien, alors, c’est extrêmement simple ! Tout ce que tu as à faire, tu dois le répartir selon quatre catégories : le urgent et important, le urgent et pas important, le pas urgent et important, le pas urgent et pas important. Si tu préfères le mot « vital » à celui d' »important », remplaces. L’important est que ce mot te parle et incarne le moteur de ton action. Comme tu le sais, tout est une question d’équilibre dans la vie : si tu passes tes journées à faire des choses pas urgentes et pas importantes, tu vas vite te lasser et avoir l’impression de ne pas avancer (en plus de te leurrer) ;  si tu passes tes journées à ne faire que de l’urgent mais pas important, comme peut l’être la gestion du quotidien par exemple, kif kif. Donc, écoute bien ce que je vais te dire : tu dois évidemment commencer par ce qui est urgent et important, et enchaîner avec ce qui est urgent et pas important, mais, pour ne pas avoir l’impression de te laisser emporter par une vie dont tu ne maîtrises ni le rythme ni le contenu, il faut que tu t’autorises à glisser entre ces deux catégories du « pas urgent et important » – des projets personnels à moyen ou long terme par exemple – : c’est absolument essentiel même si, sur le moment, tu penses que ça n’est pas le moment !

J’ai évidemment tout pris en note, pensant voir poindre mon salut prochain, quand tout à coup, une ombre est venue m’assommer :

– Ok, urgent et important, urgent et pas important, pas urgent et important, pas urgent et pas important, j’ai bien saisi, c’est très clair. Mais comment fait-on pour déterminer dans quelle catégorie entre tel ou tel projet quand on a l’impression qu’ils sont tous urgents et importants ?

Sur cette question à double tranchant, la voix, non sans avoir toussoté quelques secondes, m’a alors répondu : « Et bien cela, toi seule peut le savoir ! »

Autant vous dire que je me suis lancée dans un autre projet. Imprévu bien entendu…

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Ceci n’est pas un billet subliminal destiné à vous faire, un, penser à du chocolat, deux, manger du chocolat. Ceci dit, si vous faites l’un et/ou l’autre, je vous remercie de m’en informer, cela pourrait alimenter un nouveau billet sur la suggestion involontaire. Non, ceci est a priori (je sentais déjà que ça n’allait pas être aussi simple) un billet sur l’organisation de la pensée. Ou plutôt sur les différents plans d’organisation de la pensée. Une astuce apprise il y a quelques années pour gagner du temps, paraître intelligent, briller en société rapidement, et dont je ne me suis jamais servi. Ce qui ne signifie pas qu’elle est inutile pour autant. Ni que je n’en ai pas besoin pour faire vibrer mes paillettes…

L’idée ? Pouvoir aborder n’importe quel sujet assez promptement de façon argumentée et organisée donc, modulo une petite valise de culture générale quand même ou de curiosité, la première étant un corollaire de la seconde. Il y aurait ainsi cinq grandes approches (bien plus en réalité, mais dans le cas présent, il s’agit d’être efficace, de ne pas être pris au dépourvu dans une conversation de salon) pour développer une pensée : H, G, T, P et Z ! En clair Horloge, Global, Triangle, Pendule et Zoom. Au hasard – et pour assurer la continuité avec le billet d’hier (en fait, d’avant-avant-hier mais vous comprendrez plus tard) -, penchons nous sur les smartphones, téléphones intelligents,  mobiles multi-fonctions, terminaux de poche et autres ordiphones !

Horloge ! Facile : hier, aujourd’hui, demain ! Avant 1992 et l’IBM Simon, les smartphones n’existaient pas. Nous devions nous satisfaire de téléphones portables, qui étaient eux-mêmes révolutionnaires comparé au téléphone que nous appelons désormais fixe car il doit être relié en permanence à une prise pour être opérationnel. Par opposition au portable – victime de l’impitoyable progrès dès sa pré-adolescence comme s’il avait subitement déclaré l’équivalent électronique du syndrome de Hutchison-Gilford et, à cet égard, est considéré comme une antiquité sous nos latitudes, ce qu’il n’est pas en réalité à l’échelle de la planète – et au smartphone donc qui, lui, requiert d’avoir constamment une prise de courant à portée de main pour être rechargé, a fortiori, utile. Situation potentiellement dramatique qui a fait émerger des formules étranges comme « je peux te prendre du courant ? » voire « je peux me brancher ? », étant entendu que personne ne croit réellement que c’est vous, en personne, qui allez vous brancher : nous nous sommes progressivement auto-assimilés à nos machines… Bref, nous voilà prêts pour la posthumanité. Mais c’est encore un autre sujet !

Aujourd’hui, en 2018, il se vend 54 mobiles chaque seconde dans le monde. Effarant non ? Fin 2016, il y avait ainsi 5,7 milliards d’utilisateurs de mobile (oui, mobiles et smartphones confondus, ce qui ruine mon exemple je sais) sur la planète pour 7,5 milliards d’habitants dont 1 318 522 586 enfants de moins de 10 ans et 332 892 230 anciens de plus de 80 ans (je fais l’hypothèse naïve que les deux extrêmes de la population n’y ont pas ou plus accès), soit 1 651 414 816 personnes que l’on peut décemment sortir du scope. Une simple soustraction nous apprend donc que tous les autres ont des portables qui, en une poignée d’années, sont littéralement devenus nos auxiliaires de vie, des couteaux suisses qui ne coupent pas, d’effrayants doudous d’adultes, des outils qui, finalement, ne servent plus vraiment à appeler, ce qui relève pourtant de leur mission originelle…

Message de service : cela vous êtes totalement passé au-dessus de la tête, mais sachez que c’est la 3e fois que je m’attèle à ce billet en trois jours. A 1h du matin passées hier et avant-hier, voyant que je n’arriverai pas à le finir, j’ai changé mon sujet d’épaule donnant naissance à Fragile Equilibre d’une part et à Peak de rencontre d’autre part. Tout ce qui est en italique ci-dessus a ainsi été écrit aujourd’hui (ça aussi, mais je bascule en roman car on est repassé au présent…). Je ne sais pas ce qui m’a pris de vouloir faire un cours sur les plans d’organisation de la pensée alors qu’avant toute chose, il eut fallu en assurer un sur l’organisation tout court. Je vous livre donc sans développement ce qui m’a été récemment  conseillé pour l’optimiser. Lister tout ce que l’on a à faire et les ranger dans quatre catégories : urgent et important, pas urgent et important, urgent et pas important, pas urgent et pas important. Ceci étant établi et après avoir soldé le « urgent et important », tout est une question d’équilibre, en particulier entre le « urgent et pas important » qui, objectivement, squatte une bonne partie de notre quotidien et de notre énergie, et le « pas urgent et important » qui pourrait incarner des projets plus personnels, qui nous tiennent à cœur et qui nécessitent un engagement dans le temps non négligeable, de telle sorte que l’on peut avoir tendance à remettre à plus tard les moments où l’on pourrait s’y consacrer, nous donnant l’impression de ne pas avancer dans ces projets qui comptent vraiment pour nous. Je reste perplexe quant à la pertinence de la 4e catégorie : pourquoi persister à garder dans sa to do list des choses que l’on estime être ni urgentes ni importantes alors que l’on manque déjà cruellement de temps pour le reste ? Et enfin, existe-t-il un mode d’emploi pour hiérarchiser objectivement ses priorités ?

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Dans la vie, en vertu de ce principe réducteur et volontairement absurde selon lequel nous sommes des êtres dénués de complexité, il y a trois catégories de personnes : celles qui s’organisent a priori et celles qui s’organisent a posteriori. Vous avez entièrement raison, ces dernières ne s’organisent pas. Elles se laissent porter par le hasard ou le destin, selon qu’elles croient en l’un ou en l’autre, se décident le jour même sur un coup de tête, une envie fulgurante ou une chance à saisir, et pensent ainsi être entièrement libres. Celles-là sont incapables – et elles en sont fières – de vous dire ce qu’elles feront demain ou après-demain, et ne vous confirmeront parfois leur venue à un éventuel rendez-vous qu’à la dernière minute, après s’être bien assurées qu’il n’y aurait vraiment rien de plus intéressant au même moment. Parti pris qu’elles assument totalement mais qui peut-être très vexant pour ceux qui les attendent.

Vous avez à nouveau raison, il manque une catégorie dans mon énoncé. J’y reviendrai rapidement, mais pour l’heure, marquons une courte pause sur le premier groupe de personnes : celles qui s’organisent a priori. Là aussi, ce n’est pas aussi simple, car il y a « a priori » et « a priori ». Et si certaines se contentent de planifier à 10 jours, d’autres ont déjà une vision semestrielle voire annuelle de leur agenda, tout en se sentant aussi libres que les premiers, voire plus dans certaines circonstances. Parmi elles, il y a également des obsédés de la planification objectivement effrayants quand ils ne sont pas en mesure de penser en dehors du cadre qu’ils ont prédéfini.

Et puis, il y a ce troisième groupe donc, qui, je l’avoue, me fascine complètement d’autant que ses membres ne sont pas si rares : il s’agit de ces personnes refusant catégoriquement de se projeter dans le futur et de s’organiser trop en amont – pour un concert, une pièce de théâtre, un voyage pour citer des exemples plus agréables qu’un rendez-vous chez le dentiste – sous le prétexte extrêmement étrange qu’elles ne savent pas ce qu’elles feront à cette époque alors même qu’elles admettent être libres, le tout en regrettant, a posteriori, de ne pas s’être organisées plus tôt pour assister à ce concert, à cette pièce, ou faire ce voyage car au moment où elles acceptent enfin de les envisager, c’est complet ou bien trop cher… C’est là que mes connexions neuronales peinent lamentablement… Car, quelle est cette force invisible qui les empêche de décréter qu’elles assisteront justement à ce concert ou à cette pièce ou bien mettrons en place ce voyage ? Quelle est cette force invisible qui réussit à les persuader que prévoir, c’est s’enfermer ; qu’anticiper, c’est se mettre soi-même au cachot ; que préméditer, c’est mal alors qu’au fond, elles veulent aller à ce concert, voir cette pièce, visiter ce pays ?

Ceci étant dit, quelle que soit la catégorie dans laquelle on évolue, le plus important est de savoir dans quelle temporalité vivent les personnes avec lesquelles on souhaite passer du temps, pour pouvoir effectivement en passer. Si les anti-organisations se croiseront à une soirée prévue par une tierce personne après s’être mutuellement proposés de la passer ensemble ; les pro-organisations se verront dans 7 semaines dans un lieu et à une heure arrêtés 3 semaines plus tôt tandis que les anti-à-regret se décideront toujours trop tard et ne réussiront pas à se voir. Pour les métissages amicaux enfin, il faudra faire des compromis et preuve de patience…

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Le temps, c’est un peu comme une valise. Ou un sac à dos, selon le voyageur que vous êtes. Tant que nous n’avons pas essayé de la/le fermer, nous sommes toujours tentés de lui ajouter un ou deux ou trois petit(s) « quelque chose »… De fait, tant qu’un intervalle de temps défini – prenons une journée pour plus de simplicité – n’est pas réellement achevé, nous pensons toujours être en mesure de venir à bout de la liste des missions du jour inaugurée le matin même avec l’enthousiasme frétillant du débutant et une naïveté d’autant plus déconcertante qu’elle s’auto-reconduit. Or, dans ces circonstances un brin myopes, peu importe qu’au cours de cette même journée, les lignes de cette to-do-list ne se noircissent que bien trop lentement par rapport à leur nombre. Dans ce mode de fonctionnement en effet, tant qu’il y a des minutes, il y a de l’espoir !

Le glas sonnant, nous devons pourtant nous rendre à l’évidence : cette valise – ou ce sac à dos donc – est bien trop petit(e) ! Tout comme cette journée est bien trop courte… Evidemment, nous pourrions aussi admettre que prévoir 11 T-Shirts, 3 pulls, 7 paires de chaussettes, 5 pantalons, 3 chemisiers, 2 vestes, 8 slips, 3 ceintures, 4 foulards, 3 paires de chaussures pour 5 jours était franchement exagéré, mais ce serait faire preuve d’un sens des réalités et d’une conscience de soi bien trop aigus. Tout comme concéder que nous ne sommes finalement pas si efficace à la tâche ou que nous avons encore été bien trop optimiste dans l’organisation de notre journée relèverait d’une insupportable honnêteté intellectuelle, laquelle entraînerait, dans le meilleur des cas, une remise en question, elle-même chronophage… Blâmer ceux qui ne peuvent se défendre – la valise, le temps en l’état – est assurément plus réconfortant !

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Je ne sais pas comment vous fonctionnez, vous (oui, nous sommes tous un peu des machines, ne nous leurrons pas !), mais, personnellement, je suis une adepte des listes. Et je ne parle pas spécifiquement des listes de courses. Mais plutôt des listes de choses à faire… Les listes, donc, j’en fait matin, midi et soir. Ce qui peut donner l’impression que j’ai beaucoup de choses à faire. En tout cas, c’est ce dont je veux me convaincre noir sur blanc. Je fais des listes à court terme – le programme de la journée -, des listes à moyen terme – ce qui serait bien d’achever d’ici la fin de la semaine ou du mois – et des listes à long terme – réussir ma vie, mais chacun sait que ça ne veut pas dire grand chose. Evidemment, ce que l’on met dans la liste à moyen terme a une incidence directe sur la liste à court terme, puisque ce qui est à faire pour la fin de semaine ou de mois ne se fera pas tout seul, c’est-à-dire sans intégrer, même de façon partielle, une voire plusieurs liste(s) à court terme. A fortiori, la somme des listes à court et moyen termes est sensée vous permettre de répondre aux objectifs de votre liste à long terme. Nous voyons donc assez rapidement comment cette segmentation du temps – le vôtre, le nôtre, le mien – et des activités qui le décomposent peut devenir un véritable casse-tête lorsque le matin, devant votre feuille blanche, vous commencez à lister les affaires du jour…

La première règle à observer pour établir ce programme est de jeter un œil à celui de la veille. Il y a en effet malheureusement souvent un reliquat, une petite, ou grande d’ailleurs, chose que l’on n’a pas eu/pris le temps de faire et qu’il faut malgré tout achever dans un délai raisonnable (ie pour être en mesure de respecter la liste à moyen terme…). Voilà, consciencieux, vous reportez donc cet inachevé en tête de votre liste, que vous complétez par le reste, ce que vous planifiez d’abattre en ce jour précisément. C’est le matin, il est tôt, vous êtes relativement optimiste sur votre capacité de travail et de concentration, les lignes de votre petit carnet se remplissent vite, et avec elles, votre journée défile sous vos yeux.

Je fais une parenthèse : de façon très pratique, j’alterne entre des listes classiques – une ligne, une action – et des topogrammes – ma petite révolution interne -, qui permet de relier certaines actions entre elles en les scindant en différentes étapes. Psychologiquement, c’est mieux. Exemple : vous avez un article à écrire sur Hawaii (c’est mon cas pour le prochain Umag). Sur la liste linéaire, j’écrirai : article Hawaii. Tout de suite, comme ça, c’est un peu bloquant. Dans le topogramme en revanche, je décomposerai : sélection des photos, envoi au maquettiste, recherche des informations, rédaction. C’est exactement la même quantité de travail mais le fait de l’avoir découpée en petites étapes le rend beaucoup plus accessible. Et puis, cela donne l’occasion de barrer une phase intermédiaire sans attendre d’avoir complètement fini. Or raturer (d’un trait sec et sûr le matin, ou, en fin de journée, de plusieurs appuyés et nerveux) un, idéalement, des élément(s) de sa liste est absolument primordial pour que cet exercice même de dressage de liste conserve un sens à vos yeux ! Fin de la parenthèse.

J’évoquais l’optimisme matinal chaque jour renouvelé malgré ces fameux reliquats qui devraient pourtant nous mettre la puce à l’oreille. Le matin, d’une certaine manière, vous êtes un idéa-liste. Vous croyez que tout est possible, que, même si les journées ne feront jamais plus de 24h, vous aurez le temps de faire tout ce que vous aviez prévu aujourd’hui plus ce qui vous reste de la veille donc, et sûrement de l’avant-veille et de la semaine passée aussi. Ce n’est pas que vous n’y mettiez pas du vôtre – peut-être un peu – ou que vous ne sachiez pas vraiment vous organiser – peut-être un peu – mais le problème avec les listes, c’est qu’elles sont systématiquement perturbées par les imprévus, les impondérables, ce qui vous tombe dessus sans prévenir et que vous ne pouvez vous permettre de reporter pour une raison x ou y. C’est dans ces moments-là, alors que cela fait 4 heures que vous n’avez rien barré sur votre joli topogramme fait avec amour à 8h12 le matin même, que vous vous sentez totalement sous l’eau, submergé et que vous comprenez qu’à nouveau, tout cela était bien irréa-liste !

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